ALGEMENE VOORWAARDEN
1. Toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten, samenwerkingen, leveringen en diensten van Aimbtenaar, waaronder onder meer AI-strategie, AI-advies, opleidingen, workshops, implementaties, AI-agents, automatisering, documentanalyse, procesbegeleiding en aanverwante digitale toepassingen.
Door een offerte, opdracht, bestelbon of overeenkomst te aanvaarden, verklaart de opdrachtgever zich akkoord met deze algemene voorwaarden, tenzij hiervan uitdrukkelijk en schriftelijk wordt afgeweken.
2. Offertes en totstandkoming van de opdracht
Offertes zijn geldig gedurende 30 kalenderdagen vanaf de offertedatum, tenzij anders vermeld.
Een opdracht komt tot stand na schriftelijke aanvaarding van de offerte, ondertekening van een overeenkomst, goedkeuring via e-mail, bestelbon of een andere ondubbelzinnige schriftelijke bevestiging.
De concrete inhoud, scope, timing, deliverables, prijs en betalingsmodaliteiten worden bepaald in de offerte, overeenkomst of het projectvoorstel.
3. Uitvoering van de opdracht
Aimbtenaar verbindt zich ertoe de overeengekomen opdracht professioneel, zorgvuldig en naar best vermogen uit te voeren.
De opdrachtgever verbindt zich ertoe om tijdig alle noodzakelijke informatie, documenten, toegangen, context, feedback en beslissingen aan te leveren die nodig zijn voor een correcte uitvoering van de opdracht.
Indien de uitvoering vertraging oploopt door ontbrekende input, laattijdige feedback, technische beperkingen, gewijzigde prioriteiten of bijkomende wensen van de opdrachtgever, kan dit aanleiding geven tot een aanpassing van timing, scope of vergoeding.
4. AI-toepassingen en output
AI-toepassingen, analyses, tekstvoorstellen, adviezen, samenvattingen, zoekresultaten, automatiseringen of andere gegenereerde output worden steeds geleverd als ondersteunend hulpmiddel.
De output vervangt geen menselijke beoordeling, validatie, besluitvorming of juridische, bestuurlijke, technische of professionele eindverantwoordelijkheid.
De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de controle, interpretatie, toepassing en finale beslissing op basis van de geleverde output.
Aimbtenaar geeft geen garantie op volledige foutloosheid, volledigheid of geschiktheid van AI-gegenereerde resultaten, zeker wanneer deze afhankelijk zijn van externe modellen, databronnen, documenten of platformen.
5. Wijzigingen in scope
Bijkomende vragen, extra functionaliteiten, aanvullende analyses, extra overlegmomenten, bijkomende documentverwerking, extra opleidingsmomenten, nazorg of wijzigingen aan de oorspronkelijke opdracht vallen buiten de initiële scope, tenzij ze uitdrukkelijk in de offerte of overeenkomst zijn opgenomen.
Dergelijke wijzigingen worden vooraf besproken en kunnen aanleiding geven tot een aangepaste timing, projectaanpak of bijkomende vergoeding.
6. Vergoeding en betalingsmodaliteiten
De vergoeding wordt bepaald in de offerte of overeenkomst. Tenzij anders vermeld, zijn alle bedragen exclusief btw.
Facturatie gebeurt volgens de betalingsmodaliteiten die in de offerte of overeenkomst zijn opgenomen. Indien geen specifieke betalingsschijven zijn vermeld, kan Aimbtenaar factureren bij aanvaarding van de opdracht, na uitvoering van de opdracht of volgens een onderling overeengekomen planning.
Facturen zijn betaalbaar binnen de termijn vermeld op de factuur.
Bij laattijdige betaling behoudt Aimbtenaar zich het recht voor om verdere prestaties tijdelijk op te schorten tot betaling heeft plaatsgevonden, zonder dat dit aanleiding geeft tot schadevergoeding voor de opdrachtgever.
7. Annulatie en verplaatsing
Bij annulatie of verplaatsing van opleidingen, workshops, overlegmomenten of andere geplande prestaties door de opdrachtgever kunnen reeds gemaakte kosten en gereserveerde tijd worden aangerekend.
Tenzij anders overeengekomen, kan annulatie minder dan 10 werkdagen voor de geplande datum aanleiding geven tot facturatie van maximaal 50% van de overeengekomen vergoeding voor dat onderdeel.
Annulatie minder dan 48 uur voor de geplande prestatie kan aanleiding geven tot volledige facturatie van het betrokken onderdeel.
8. Vertrouwelijkheid
Alle informatie, documenten, gegevens, werkmaterialen, interne processen, technische informatie, beleidsinformatie en andere niet-publieke informatie die in het kader van een opdracht worden gedeeld, worden als vertrouwelijk beschouwd.
Geen van beide partijen mag vertrouwelijke informatie openbaar maken aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, behalve wanneer dit wettelijk verplicht is.
Deze vertrouwelijkheidsverplichting blijft gelden tot drie jaar na beëindiging van de opdracht.
9. Verwerking van persoonsgegevens
Indien in het kader van een opdracht persoonsgegevens worden verwerkt, gebeurt dit overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, treedt de opdrachtgever op als verwerkingsverantwoordelijke en Aimbtenaar als verwerker.
Aimbtenaar verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in functie van de uitvoering van de opdracht en volgens de instructies van de opdrachtgever. Aimbtenaar neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen en waarborgt de vertrouwelijkheid van de verwerkte gegevens.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht, tenzij anders overeengekomen of wettelijk vereist.
Eventuele datalekken worden zonder onredelijke vertraging gemeld aan de opdrachtgever.
10. Intellectuele eigendom
De intellectuele eigendomsrechten op reeds bestaande software, methodologieën, templates, prompts, technische concepten, werkwijzen, opleidingsmateriaal, documentatie, knowhow en generieke bouwstenen blijven eigendom van Aimbtenaar of van de respectieve rechthebbende partij.
De opdrachtgever krijgt een intern gebruiksrecht op de specifiek in het kader van de opdracht ontwikkelde output, configuraties, documenten of projectresultaten, binnen de grenzen van de overeengekomen opdracht.
Opleidingsmateriaal, slides, handleidingen, prompts, sjablonen en documentatie mogen niet worden gekopieerd, verspreid, gepubliceerd, doorverkocht of hergebruikt buiten de eigen organisatie zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aimbtenaar.
Aimbtenaar behoudt het recht om generieke kennis, methodologieën, technische inzichten, concepten en niet-confidentiële onderdelen te hergebruiken in andere opdrachten, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens van de opdrachtgever worden gebruikt.
11. Gebruik van externe tools en platformen
Voor de uitvoering van opdrachten kan gebruik worden gemaakt van externe software, AI-modellen, cloudplatformen, API’s of andere digitale tools.
Aimbtenaar is niet aansprakelijk voor storingen, beperkingen, prijswijzigingen, functiewijzigingen, dataverlies of onbeschikbaarheid van externe tools of platformen die buiten haar redelijke controle vallen.
Indien voor een opdracht specifieke licenties, accounts, koppelingen of toegangen nodig zijn, worden hierover afzonderlijke afspraken gemaakt.
12. Aansprakelijkheid
Aimbtenaar is enkel aansprakelijk voor aantoonbare directe schade die het gevolg is van een bewezen fout in de uitvoering van de opdracht.
Aimbtenaar is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, reputatieschade, verlies van gegevens, gemiste besparingen of schade die voortvloeit uit beslissingen genomen op basis van AI-gegenereerde of ondersteunende output.
Behoudens opzet of zware fout is de aansprakelijkheid van Aimbtenaar beperkt tot het bedrag dat effectief werd gefactureerd voor de betrokken opdracht of het betrokken onderdeel van de opdracht.
13. Overmacht
Geen van beide partijen kan aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of tekortkomingen die het gevolg zijn van overmacht.
Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen van IT-systemen, internetproblemen, onbeschikbaarheid van externe platformen, cyberincidenten, ziekte, overheidsmaatregelen, stakingen, technische storingen of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van de partijen.
14. Duur en beëindiging
De opdracht start na aanvaarding van de offerte of overeenkomst en loopt gedurende de afgesproken projectperiode of tot de overeengekomen prestaties zijn uitgevoerd.
Bij ernstige contractuele tekortkomingen kan de samenwerking onmiddellijk worden beëindigd, mits schriftelijke motivatie.
Bij beëindiging worden reeds uitgevoerde prestaties, gemaakte kosten en geplande prestaties die niet meer kosteloos kunnen worden geannuleerd, gefactureerd.
15. Referenties
Tenzij de opdrachtgever hier schriftelijk bezwaar tegen maakt, mag Aimbtenaar de naam van de opdrachtgever vermelden als referentie in commerciële communicatie, offertes, presentaties of op de website.
Inhoudelijke details, vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens of projectresultaten worden nooit publiek gedeeld zonder voorafgaande toestemming van de opdrachtgever.
16. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en samenwerkingen is het Belgisch recht van toepassing.
Eventuele geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Indien geen minnelijke oplossing mogelijk is, zijn de bevoegde rechtbanken van het toepasselijke gerechtelijk arrondissement bevoegd.